究極の会議

究極の会議

会議の進め方の本。
今までＮＰＯでイベントのプロデューサーとかやっていた関係で、会議というのは結構やってきました。
その際、私が気をつけていたのは以下の点。

• 会議前にアジェンダを作る＝議題を明確にする、議題の順番・議事進行を組む。
• 合間合間に冗談でもいってリラックスした雰囲気でやる、休憩を適度に挟む。
• 終了後のToDoの設定（担当者、期限）
• 議事録の作成、共有

今はバイト先で定例会とかに出席していますが会議の質っていうのは大事だなぁとか思ったりしています。
例えば一回一時間の会議を数人でやるとしても、会議室の維持コスト、電気代、設備代、人数分の時給相当額を食いつぶしているわけで、そこで何か次の業務に繋がるようなアウトプットが出なければ、丸々かかったコストが無駄になってしまうわけです。

この本で述べられているのは、徹底的に会議を議事録作成のためのものにするということ。
議事録というアウトプットのために会議の進行をデザインしようってこってすな。
「議事録ドリブン」＝アウトプットドリブンの会議を目指すことにより会議がシェイプアップし、業務効率が上がりますよってなもんです。

以下読書メモ

●Googleの例

Googleのおえらいさんの一日は14時間の労働時間のうち実に11時間が会議！
そんなGoogleで実践されている会議のコツは？

1. アジェンダの明確な設定→会議のゴール・進行の設定・共有
2. 書記の選出→3つのプロジェクタ（資料・議事録・ストップウォッチ）
3. 会議の時間を短く分割→トピックごとの設定
4. 面会時間を作る（オフィスアワー）
5. 政治ではなくデータを使う→個人的な判断（好き嫌い）よりも客観的なデータ（数字）
6. 時間を気にする→時間に対する適度なプレッシャー（ストップウォッチをプロジェクターに投影）

●会議を仕事全体のボトルネックにしない

ビジネスは依頼（リクエスト）と反応（レスポンス）の繰り返し。ＩＴによって個人の生産性はあがったが、それに対応してリクエストとレスポンスの絶対量もあがった。大量の決定を下す会議の生産性も上げよう！

●Common Vocaburary と Rough Consensus & Executing Task

言葉の定義は統一しよう（定義する言葉が多いようなら用語集をつくろう）。「会議は踊る、されど進まず」状態は避けよう。小刻みなアウトプットを心がけよう。ダメなら修正！

●会議の生産性なんてぶっちゃけどうでもいい

生産性、効率性そのものを目的化してどーすんだ。過度の生産性の追求は現代の病理のようなものであり、社会を息苦しくする。
会議の時間を減らしてその分楽しいことをしよう。

最後のとこでハッとさせられる本です。ハインラインの小説で、人間の労働生産性はその使用する資源（食事とかも含む）に比して計算上1を上回ることは絶対にない、っていう表現があったのを思い出しました。あとこれとかこれとか。

実践で活用していこーっと。